Kleinaufträge

Kleinaufträge können unter Berücksichtigung der u.a. Hinweise ohne die Beteiligung der zentralen Vergabestelle direkt vergeben werden.

Hierzu können nach Abstimmung mit und auf Antrag der jeweiligen Bereichsleitung bei Herrn Frank Heise (Telefon: 2785, heise(at)uni-wuppertal.de) Kleinauftragsblöcke abgeholt werden.

Hinweise:

• Der Auftrag hat nur Gültigkeit im Inland und für einen Gesamtauftragswert bis höchstens 1.000 € netto. Sofern der Gesamtbedarf diese Wertgrenze übersteigt, dürfen Aufträge mit diesem Formblatt nicht erteilt werden. Auch die Aufteilung eines solchen Auftrages in Teilaufträge bis zu € 1.000 € netto ist nicht zulässig, es ist immer der zum Zeitpunkt der Auftragserteilung bekannte Gesamtbedarf zu berücksichtigen. Bei darüberhinausgehenden Auftragswerten reichen Sie bitte einen Beschaffungsantrag (diesen hält das Sekretariat Ihrer Organisationseinheit vorrätig) beim Dezernat 1 ein. Bitte achten Sie zwingend darauf, dass drittländische bzw. Nicht-Unionsware von und im Namen Ihres inländischen Auftragnehmers verzollt wird. Fragen Sie im Zweifel immer vor Auftragserteilung bei Ihrem Lieferanten nach.

• Mit diesem Auftragsformular dürfen nur Kaufverträge abgeschlossen werden. Sofern es für Beschaffungsgegenstände bestehende Rahmenverträge gibt, muss ein Beschaffungsantrag eingereicht werden. Dem Dezernat 1 obliegt die Prüfung, dass eine Beschaffung auch außerhalb des Rahmenvertrages erfolgen darf*.

  Folgende Leistungen sind von der Beschaffung über Kleinaufträge ausgeschlossen:

  • Büromaterial und Toner (Rahmenvertrag)
  • Büromöbel (Rahmenvertrag)
  • Drohnen
  • Honorarverträge, Instandsetzungen, Transportdienstleistungen ins Ausland
  • Literatur (Bücher, Zeitschriften etc.)
  • Mietlizenzen
  • Miet-, Leasing- und Wartungsverträge
  • radioaktive Präparate und Laser
  • Rechner und Monitore (Rahmenvertrag)
  • Software (sofern ein Rahmenvertrag vorhanden ist) oder bei Mietlizenzen
  • Telefoneinrichtungen (Zuständigkeit Dezernat 5)
  • Überjährige Verpflichtungen
  • Werkverträge

  Die Aufzählung ist exemplarisch, und Beteiligungsrechte anderer Hochschuleinrichtungen (Baudezernat, Rechenzentrum, Bibliothek, Strahlenschutzbeauftragter) sind zwingend zu beachten.

• Das Auftragsformular ist vollständig und gut leserlich auszufüllen (Auftrag gebender Bereich, Name und Rufnummer des Bestellers, Angabe von Menge, vollständige Angabe der Finanzierung (Haushaltskostenstelle bzw. Projektnummer, Kostenstelle), Bezeichnung und Preis der Leistung; bei Nichtselbstabholung auch Angabe der Lieferanschrift usw.). Ist der gekaufte Gegenstand ein Zubehörteil oder ein Ersatzteil zu einem bereits inventarisierten Gerät, sind ergänzende Angaben erforderlich (Inventarisierungsnummer der Hauptware - Mengenangabe, Garantieleistung, Standort des Gegenstands)

• Zur Unterzeichnung der Aufträge sind nur Hochschulangehörige befugt, denen der Bestellblock gegen Empfangsbescheinigung ausgehändigt worden ist. Im Falle der Verhinderung kann diese/r bei dienstlicher Notwendigkeit die Befugnis zur Unterzeichnung Mitarbeitern*innen übertragen, wenn die Leitung der Organisationseinheit (z.B. Fakultät, Dezernat, Zentrale Einrichtung zustimmt. Hiervon unbeschadet verbleibt die Sicherung gegen missbräuchliche Verwendung in der Verantwortung der Bestellblockempfänger*in.
  
  Die „Sachlich richtig“ Zeichnung der Rechnung muss durch eine andere Person (Vier-Augen-Prinzip) erfolgen.

• Vor der Auftragserteilung ist ein Preisvergleich durchzuführen, die dort ermittelten Preise müssen dokumentiert werden.
  
  Die Marktrecherche oder die sonstige Überlegung zur Wirtschaftlichkeit ist zu dokumentieren und zu archivieren.
  
  Bei nicht komplett vorliegenden Vorgängen können Rechnungen nicht zur Zahlung gelangen und die Vorgänge werden zur Komplettierung zurückgesandt

• * Eine Liste der gültigen Rahmenverträge finden Sie auf den Seiten der Abteilungen 1.3 und 1.4.