Vergabeverfahren
Als öffentlicher Auftraggeber ist die Bergische Universität Wuppertal für die rechtssichere und wirtschaftliche Durchführung von Vergabeverfahren zuständig. Beschaffungen müssen grundsätzlich transparent, fair und unter Beachtung der geltenden vergaberechtlichen Vorschriften abgewickelt werden.
Abhängig von Auftragswert und Art der Leistung erfolgt die Vergabe in unterschiedlichen Verfahrensarten – von der Direktvergabe bis hin zum europaweiten Ausschreibungsverfahren. Die Auswahl der Art des Vergabeverfahrens entscheidet und verantwortet die Vergabestelle. Entscheidungsgrundlage hierfür bilden unter anderem die vom Bedarfsträger dargelegten Anforderungen (Leistungsbeschreibung) sowie die zu berücksichtigenden Umstände (Begründung).
Bitte berücksichtigen Sie, dass den Rechnungshöfen und Drittmittelgebern die Überprüfung aller Vergabeverfahren auf Ordnungsmäßigkeit obliegt. Darüber hinaus sind Bieter dazu berechtigt, fehlerhafte Verfahren anzufechten, u.U. drohen hierbei Schadensersatzforderungen. Aus diesen Gründen behält sich die Vergabestelle vor, im Zweifelsfall immer ein rechtssichereres Vergabeverfahren zu wählen.
Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zu den einzelnen Verfahrensarten sowie zu den entsprechenden Prozessen der Auftragserteilung.
Arten von Beschaffungen
Was muss ich zuerst wissen?
Der Beginn eines Beschaffungsprozesses bildet immer die Bedarfsmeldung. Diese erfolgt in Form eines Beschaffungsantrages.
Im nächsten Schritt wird der Vorgang erfasst und einer entsprechenden Sachbearbeitung zugeordnet, welche sich anschließend zwecks weiterer Abstimmung mit Ihnen in Verbindung setzt.
Sofern gewünscht, kann im Rahmen der Vorbereitungsphase auch ein Erstgespräch (persönlich oder per Videokonferenz) vereinbart werden. Gerne stehen Ihnen hierfür die Kolleg*innen der Abteilung 1.3 zur Verfügung.
Welche Unterlagen muss ich an die Abteilung 1.3 senden?
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der einzureichenden Unterlagen. Zur Durchführung eines Vergabeverfahrens werden diese zwingend in vollständiger Form benötigt.
- Beschaffungsantrag inkl. detaillierte Bedarfsbegründung
- Leistungsbeschreibung
Bitte laden Sie sich vor der Ausarbeitung der Leistungsbeschreibung unser Formular Von der Bedarfsermittlung zur Leistungsbeschreibung herunter.
Alle Unterlagen können uns per Hauspost an die Abteilung 1.3 oder per Mail an zentralereinkauf[at]uni-wuppertal.de zugesendet werden.
Gibt es Dokumente die mich bei der Vorbereitung unterstützen?
Nachfolgend finden Sie Dokumente, die Sie bei der Erstellung der einzureichenden Unterlagen unterstützen sollen. Insbesondere bei formellen Vergabeverfahren (Auftragswert > 100.000,- € netto) empfehlen wir vor der Ausarbeitung der einzureichenden Unterlagen die Nutzung dieser Dokumente.
Bei inhaltlichen Fragen zu den Dokumenten stehen Ihnen die Kolleg*innen der Abteilung 1.3 gerne zur Verfügung.
- von der Bedarfsermittlung zur Leistungsbeschreibung
- Hinweise zur Erstellung der Vergabeunterlagen
- Angaben Bedarfsbeschreibung und Vergabeverfahren
Wie lange dauert eine Vergabe?
Je nach Verfahrensart und Komplexität des anstehenden Vergabeverfahrens kann die Verfahrensdauer von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten betragen. Um hier eine möglichst genaue und fundierte Aussage treffen zu können, empfehlen wir Ihnen sich im Rahmen einer Einzelfallbetrachtung direkt mit der zuständigen Sachbearbeitung in Verbindung zu setzen. Eine Übersicht der Ansprechpartner*innen finden Sie hier.
Sie haben die Möglichkeit Aufträge bis 1.000€ netto im Inland unter Nutzung des Kleinauftrages selber zu platzieren. Den Kleinauftrag finden Sie in Ihren Dekanaten oder Sekretariaten.
Sie können auch nach Abstimmung mit und auf Antrag der jeweiligen Bereichsleitung Kleinauftragsblöcke bei Herrn Frank Heise (Telefon: 2785, heise(at)uni-wuppertal.de) abgeholen.
Folgende Themen sind dabei zu berücksichtigen:
- Der Nettoauftragswert ist max. 1.000€
- Die Lieferant ist in Deutschlans ansässig
- die Zahlungsart "Kauf auf Rechnung" muss angeboten werden.
Folgende Leistungen sind von der Beschaffung über Kleinaufträge ausgeschlossen:
- Büromaterial und Toner (Rahmenvertrag)
- Büromöbel (Rahmenvertrag)
- Drohnen
- Honorarverträge, Instandsetzungen, Transportdienstleistungen ins Ausland
- Literatur (Bücher, Zeitschriften etc.)
- Mietlizenzen über 1.000€ (Berechnungsgrundlage sind die Jahreskosten x 4 Jahre)
- Miet-, Leasing- und Wartungsverträge
- radioaktive Präparate und Laser
- Rechner und Monitore (Rahmenvertrag)
- Software (sofern ein Rahmenvertrag vorhanden ist)
- Telefoneinrichtungen (Zuständigkeit Dezernat 5)
- Überjährige Verpflichtungen
- Werkverträge
Weitergehende Informationen finden Sie auf der verlinkten Seite.
Einige Bedarfe sind bei der Bergische Universität Wuppertal über Rahmenverträge abgedeckt.
Bitte informieren Sie sich auf der hier verlinkten Seite genauer über die bestehenden Rahmenverträge.
Hinweis:
Haben Sie einen wiederkehrenden Bedarf an Ihrem Lehrstuhl/in Ihrer Einheit. Sprechen Sie uns gerne an. Ein individueller Abrufauftrag könnte hier Ihre und auch unsere Prozesse verschlanken.
