Vergabeverfahren
Als öffentlicher Auftraggeber ist die Bergische Universität Wuppertal für die rechtssichere und wirtschaftliche Durchführung von Vergabeverfahren zuständig. Beschaffungen müssen grundsätzlich transparent, fair und unter Beachtung der geltenden vergaberechtlichen Vorschriften abgewickelt werden.
Abhängig von Auftragswert und Art der Leistung erfolgt die Vergabe in unterschiedlichen Verfahrensarten – von der Direktvergabe bis hin zum europaweiten Ausschreibungsverfahren. Die Auswahl der Art des Vergabeverfahrens entscheidet und verantwortet die Vergabestelle. Entscheidungsgrundlage hierfür bilden unter anderem die vom Bedarfsträger dargelegten Anforderungen (Leistungsbeschreibung) sowie die zu berücksichtigenden Umstände (Begründung).
Bitte berücksichtigen Sie, dass den Rechnungshöfen und Drittmittelgebern die Überprüfung aller Vergabeverfahren auf Ordnungsmäßigkeit obliegt. Darüber hinaus sind Bieter dazu berechtigt, fehlerhafte Verfahren anzufechten, u.U. drohen hierbei Schadensersatzforderungen. Aus diesen Gründen behält sich die Vergabestelle vor, im Zweifelsfall immer ein rechtssichereres Vergabeverfahren zu wählen.
Nachfolgend finden Sie detaillierte Informationen zu den einzelnen Verfahrensarten sowie zu den entsprechenden Prozessen der Auftragserteilung.
Arten von Beschaffungen
Was muss ich zuerst wissen?
Der Beginn eines Beschaffungsprozesses bildet immer die Bedarfsmeldung. Diese erfolgt in Form eines Beschaffungsantrages. Das aktuelle Formular finden Sie hier. (Verlinkung einfügen) Neben dem Beschaffungsantrag gibt es weitere Dokumente die zwingend für die Durchführung eines Vergabeverfahrens benötigt werden. Eine Übersicht der einzureichenden Unterlagen finden Sie im nächsten Abschnitt.
Nach Zusendung des Beschaffungsantrages wird seitens der Abteilung 1.3 eine Sachstandslisten-Nummer generiert. Diese hilft dabei den Vorgang eindeutig zuzuordnen. Im nächsten Schritt wird der Vorgang einer entsprechenden Sachbearbeitung zugeordnet, welche sich anschließend zwecks weiterer Abstimmung mit Ihnen in Verbindung setzt.
Sofern gewünscht, kann im Rahmen der Vorbereitungsphase auch ein Erstgespräch (persönlich oder per Videokonferenz) vereinbart werden. Gerne stehen Ihnen hierfür die Kolleg*innen der Abteilung 1.3 zur Verfügung.
Welche Unterlagen muss ich an die Abteilung 1.3 senden?
Nachfolgend finden Sie eine Auflistung der einzureichenden Unterlagen. Zur Durchführung eines Vergabeverfahrens werden diese zwingend in vollständiger Form benötigt.
- Beschaffungsantrag
- detaillierte Angaben zur Bedarfsbeschreibung und zum Vergabeverfahren
- Leistungsbeschreibung
(Bitte laden Sie sich vor der Ausarbeitung der Leistungsbeschreibung unser Formular Von der Bedarfsermittlung zur Leistungsbeschreibung (Verlinkung einfügen -> Dokument muss noch einmal komplett überarbeitet werden -> kann Wegener übernehmen) herunter.
- ggf. Liste geeigneter Bieter
Alle Unterlagen können Sie uns per Post an Abteilung 1.3 | Zentrale Beschaffung, Zoll und Außenwirtschaft (Rainer-Gruenther-Straße 21, 42119 Wuppertal) oder per Mail an zentralereinkauf[at]uni-wuppertal.de zusenden.
Gibt es Dokumente die mich bei der Vorbereitung unterstützen?
Nachfolgend finden Sie Dokumente, die Sie bei der Erstellung der einzureichenden Unterlagen unterstützen sollen. Insbesondere bei formellen Vergabeverfahren (Auftragswert > 100.000,- € netto) empfehlen wir vor der Ausarbeitung der einzureichenden Unterlagen die Nutzung dieser Dokumente.
Bei inhaltlichen Fragen zu den Dokumenten stehen Ihnen die Kolleg*innen der Abteilung 1.3 gerne zur Verfügung.
- von der Bedarfsermittlung zur Leistungsbeschreibung
- Hinweise zur Erstellung der Vergabeunterlagen
- Angaben Bedarfsbeschreibung und Vergabeverfahre
Wie lange dauert eine Vergabe?
Je nach Verfahrensart und Komplexität des anstehenden Vergabeverfahrens kann die Verfahrensdauer von wenigen Tagen bis hin zu mehreren Monaten betragen. Um hier eine möglichst genaue und fundierte Aussage treffen zu können, empfehlen wir Ihnen sich im Rahmen einer Einzelfallbetrachtung direkt mit der zuständigen Sachbearbeitung in Verbindung zu setzen. Eine Übersicht der Ansprechpartner*innen finden Sie hier. -> Verlinkung einfügen
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